採購指南：企業電話總機系統的主機與分機選擇策略

採購指南：企業電話總機系統的主機與分機選擇策略

面對市面上琳瑯滿目的通訊設備，企業該如何抉擇？本文將提供一份詳盡的總機系統採購指南，

從電話總機價格預算、主機規格（IP vs. 數位）、分機配置，到整合弱電工程與監視器的整體規劃，協助您找到最值得信賴的弱電廠商，構建高效能的辦公室通訊網。

 

企業通訊的中樞神經：總機系統的重要性

在企業營運中，辦公室電話總機扮演著「中樞神經」的角色。它不僅負責內外部的語音溝通，更是客戶對企業的第一印象。一套過時或規劃不當的系統，可能導致轉接不順、斷線頻繁，甚至因線路雜亂而增加維護成本。

隨著科技演進，現代的總機系統已不再是單純的電話交換機，而是整合了網路佈線、門禁防盜甚至數位監視系統的綜合通訊平台。採購決策者必須跳脫「只看硬體價格」的思維，轉而關注系統的擴充性、穩定性以及後續的技術服務支援。

 

步驟一：挑選主機——類比、數位還是 IP？

總機主機是整個系統的心臟，選擇哪種類型取決於公司的規模、預算與現有的弱電基礎設施。

1. 傳統類比/數位混合型總機：

   • 適用對象：已佈建傳統電話線的老舊辦公室、對網路依賴度較低的中小企業。

   • 優勢：電話總機價格相對親民，穩定性極高，斷網時仍可通話。

   • 劣勢：擴充需增加實體介面卡，移動分機位置需重新跳線，維護較依賴人工。

2. IP PBX (網路總機)：

   • 適用對象：新創公司、跨國/跨區企業、有遠端辦公需求者。

   • 優勢：利用網路線傳輸語音，佈線簡單（可與電腦共用網孔）。支援手機 App 分機，分公司互打免費，具備強大的節費優勢。

   • 劣勢：高度依賴網路穩定性，需搭配品質良好的光纖網路線與路由器。

 

步驟二：分機配置策略——誰需要什麼電話？

選定主機後，接下來是「分機」的部署。並非每位員工都需要昂貴的高階話機。

• 櫃台/總機人員： 建議配置具有大螢幕、多個可程式化按鍵（DSS Key）的「數位顯示型話機」。這能讓櫃台人員一目了然各部門的忙線狀態，快速進行轉接，提升服務效率。

• 高階主管/業務人員： 可選擇支援藍牙耳機的 IP 話機，或是直接使用手機 App 軟體電話（Softphone）。這讓業務在外跑客戶時，也能用公司的代表號撥出，並隨時接聽分機來電，不錯失商機。

• 一般行政/後勤： 配置標準型單機或入門款 IP 話機即可，滿足基本的內線互打與接聽需求，有效控制預算。

 

步驟三：弱電基礎建設——看不見的關鍵

許多企業在採購時，往往忽略了牆壁內的弱電施工品質。再好的總機系統，如果接在老舊氧化、標籤混亂的線路上，通話品質絕對大打折扣。

在進行總機系統安裝或升級時，強烈建議尋找專業的弱電廠商進行整體評估：

• 網路佈線整合：現代辦公室傾向將電話與網路整合成一套結構化佈線系統。使用 Cat6 網路線同時傳輸數據與語音，未來若要擴充網路攝影機或電腦，只需更換跳線即可，無需重新拉線。

• 機櫃管理：要求廠商將總機主機、監控主機（DVR）、交換器等設備統一收納於機櫃，並做好配線架（Patch Panel）管理。這不僅美觀，更有助於日後的監視器維修或線路查修。

 

步驟四：系統整合——門禁、廣播與監控的連動

進階的採購策略，會考量總機與其他弱電系統的整合，發揮 1+1>2 的效益：

1. 門禁考勤整合： 當訪客抵達時，透過門口的對講機呼叫，總機或員工分機響鈴，確認身分後直接按鍵開門。這需要門禁系統安裝與總機訊號的對接，省去櫃台人員頻繁跑去開門的麻煩。

2. 監視器連動： 部分高階的數位監視系統可與 SIP 電話連動。當紅外線攝影機偵測到下班時間有人闖入，除了觸發警報，還能自動撥打電話給警衛或業主，並傳送即時畫面。

3. 廣播尋人： 透過總機話機，可以直接對工廠或辦公室的廣播喇叭進行廣播。這在大型零售賣場或工廠園區非常實用。

 

挑選廠商的黃金法則：在地化與技術實力

設備是死的，服務是活的。總機系統一用就是 5 到 10 年，挑選正確的合作夥伴至關重要。

• 地緣優勢： 若您的公司位於新北市，優先尋找三重弱電廠商、蘆洲弱電廠商或大台北弱電廠商。地緣近意味著當系統當機、監視器維修或對講機維修需求發生時，工程師能迅速到場。

• 技術廣度： 優質的廠商應具備跨領域的技術服務能力。他們不僅懂電話，還懂網路攝影機的架設、監控硬碟的配置以及刷卡門禁的設定。這樣您只需對應單一窗口，即可解決所有辦公室弱電問題。

• 實績案例： 詢問廠商是否有類似規模的案例（如商辦大樓、社區或連鎖店面）。經驗豐富的廠商在監控系統規劃與總機設定上，能避開許多常見的坑（如迴音、單向通話等問題）。

總結來說，採購總機系統是一項系統工程。從釐清需求、選擇主機、規劃弱電工程到挑選整合商，每一個環節都影響著未來的溝通效率。做好功課，您買到的不只是一套電話，而是企業運轉的順暢動力。

 

常見問題 QA

Q1：類比總機跟 IP 網路總機，哪一個比較便宜？

A： 若單看硬體設備（主機與話機），傳統類比總機系統的初期建置成本通常較低，電話總機價格較親民。但若考量長期營運，IP 總機因為佈線簡單（省去拉電話線的工資）、分點互打免費、且維護容易，長期的總體擁有成本（TCO）可能反而更低。

Q2：更換新總機時，舊的監視器跟門禁系統需要一起換嗎？

A： 不一定，取決於相容性。如果是獨立運作的系統通常不受影響。但若您希望達到「話機開門」或「警報連動」的功能，則可能需要升級舊的門禁管制主機或增加轉換介面。建議請弱電廠商到場評估既有的CCTV與門禁防盜設備狀況再做決定。

Q3：總機系統斷電了還能用嗎？

A： 傳統類比總機若有配備備用電池，斷電時仍可維持基本通話。但 IP 網路總機依賴網路交換器與路由器，一旦停電導致網路中斷，電話也會不通。因此，規劃 IP 總機時，務必為機櫃配置 UPS（不斷電系統），這同時也能保護您的監視主機與監控硬碟免受突波損壞。